E-Mails schreiben müssen, das nervt. Egal ob an Professoren, Vermieter, Behörden oder den Kundenservice – man weiß, was man sagen will, aber die richtige Formulierung kostet nicht nur Zeit, sondern vor allem Überwindung.
KI kann dir inzwischen einiges davon abnehmen. Aber nicht alles funktioniert so reibungslos, wie die Werbung es uns verspricht. Hier ist ein ehrlicher Blick darauf, was sich lohnt, was stört und wie du das Beste aus KI und E-Mail herausholst.
Inhaltsverzeichnis
Was KI bei E-Mails wirklich gut kann
Fangen wir mit dem an, was heute schon zuverlässig funktioniert – ohne Spezialsoftware, ohne irgendein Abo.
Antworten vorformulieren. Du weißt, was du sagen willst, aber es auszuformulieren, das dauert – besonders bei heiklen Nachrichten. An den Prof schreiben, dass die Hausarbeit später kommt. Aldi schreiben, dass der Apfelmus in der neuen Verpackung nichts mehr taugt. Der Versicherung widersprechen. KI ist erstaunlich gut darin, aus Stichpunkten eine höfliche, klare Nachricht zu machen. Das funktioniert am besten, wenn du der KI sagst, welchen Ton du willst: sachlich, freundlich, bestimmt. Kontrollierte Schreibexperimente am MIT zeigen, dass KI-unterstütztes Formulieren die Bearbeitungszeit deutlich senkt und die Textqualität im Schnitt steigt.
Lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen. Du hast einen Thread mit vielen Nachrichten und musst schnell wissen, worum es geht? KI fasst das in Sekunden zusammen. Gmail mit Gemini, Outlook mit Copilot und Apple Mail bieten das inzwischen nativ an. Auch Claude und Gemini können dein Gmail-Konto direkt auslesen und durchsuchen – das Senden übernimmst du allerdings selbst. Oder du kopierst den Verlauf einfach in ChatGPT oder Claude und fragst: »Fasse diesen E-Mail-Verlauf zusammen. Was wurde entschieden, was ist noch offen?«
Fremde Sprachen. E-Mails in einer Fremdsprache lesen und beantworten, ohne jedes Wort nachzuschlagen. KI übersetzt nicht nur, sie formuliert die Antwort gleich in der Zielsprache – im richtigen Ton. Das war früher ein Fall für DeepL und viel Nacharbeit. Heute geht es in einem Schritt. Für Studierende im Auslandssemester oder bei der Bewerbung an einer ausländischen Uni ein enormer Vorteil.
Den richtigen Ton treffen. Das ist vielleicht der unterschätzteste Nutzen. Viele Menschen sind unsicher, wie formell oder informell eine E-Mail sein sollte. An den Dozenten? An die Sachbearbeiterin beim BAföG-Amt? An den potenziellen Arbeitgeber? KI kann denselben Inhalt in verschiedenen Tonlagen liefern – von förmlich bis locker. Gmail nennt das »Formalize«, »Shorten«, »Polish«. Aber auch ohne diese Funktionen reicht ein Satz im Prompt: »Ton: sachlich und freundlich.«
Nichts vergessen. Im Alltag entstehen viele Fehlkommunikationen, weil Fragen in E-Mails übersehen werden. Apple Mail identifiziert mit KI die Fragen in einer eingehenden Nachricht und schlägt passende Antwortbausteine vor. Ohne Apple Mail geht das genauso: »In dieser E-Mail werden mir drei Fragen gestellt. Formuliere eine Antwort, die alle drei beantwortet.«
Was weniger gut funktioniert
So beeindruckend die Fortschritte sind – in einigen Bereichen stößt KI an klare Grenzen.
Der Roboter-Ton. Das größte Problem bei KI-generierten E-Mails: Sie klingen oft generisch. Besonders die Smart-Reply-Vorschläge in Gmail und Outlook sind nichtssagend. »Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich werde mich zeitnah bei Ihnen melden.« – das kann jeder als Textbaustein erkennen. Besser: Die KI als Ausgangspunkt nehmen und dann in eigenen Worten anpassen.
Wenn der Empfänger es merkt. Sobald jemand eine E-Mail als KI-generiert erkennt, sinkt die wahrgenommene Wertschätzung deutlich. Eine Studie der University of Florida mit 1.100 Teilnehmern macht es konkret: Bei geringer KI-Nutzung empfanden 83 % den Absender als aufrichtig – bei starker KI-Nutzung nur noch 40 bis 52 %. Das gilt besonders bei persönlichen Anlässen – Glückwünsche, Beileid, Dank, aber auch bei Kritik und Konflikten. KI kann keine emotionale Arbeit leisten. Wer sich die Mühe nicht macht, selbst zu formulieren, signalisiert genau das.
Erfundene Details. KI-Modelle halluzinieren – sie erfinden Fakten, Zahlen oder Referenzen, die plausibel klingen, aber falsch sind. Bei einer schnellen Antwort ist das selten ein Problem. Bei einer E-Mail mit Fristen, Paragraphen oder konkreten Absprachen kann es unangenehm werden. Faustregel: Alles, was außen Wirkung hat – eine Zusage, ein Termin, ein Betrag, eine rechtliche Aussage –, bekommt vor dem Senden einen kurzen Realitätscheck.
Datenschutz. Wer persönliche oder sensible Inhalte in einen kostenlosen KI-Chat kopiert, sollte wissen, dass diese Daten unter Umständen ins Training einfließen. Bei einer harmlosen Anfrage kein Problem. Bei vertraulichen Dokumenten oder persönlichen Daten Dritter sollte man vorher anonymisieren. Wer auf Nummer sicher gehen will: Die Enterprise-Versionen von ChatGPT, Google Workspace und Microsoft 365 schließen Training auf Nutzerdaten vertraglich aus. Proton Mail bietet mit Scribe einen Schreibassistenten, der laut Anbieter auch lokal laufen kann und keine Prompts speichert.
KI und E-Mail im Studium
Kaum irgendwo ist KI bei E-Mails so nützlich wie an der Uni. Viele Studierende sind unsicher, wie man Professoren überhaupt anschreibt. Zu förmlich? Zu locker? Zu lang? Zu kurz? Die Angst, sich zu blamieren, führt dazu, dass E-Mails ewig aufgeschoben oder gar nicht geschrieben werden.
KI löst dieses Problem nicht, aber sie senkt die Hürde enorm. Du tippst rein, was du willst, und bekommst eine Formulierung, die den richtigen Ton trifft. Das funktioniert für Sprechstunden-Anfragen genauso wie für Krankmeldungen, Fristverlängerungen oder die Bewerbung um eine HiWi-Stelle.
Ein Prompt für die typische Prof-E-Mail:
Schreibe eine höfliche, kurze E-Mail an einen Universitätsprofessor. Anrede: Sehr geehrter Herr Prof. Dr. [Name]. Anliegen: [beschreiben, z. B. Fristverlängerung für Hausarbeit, Grund: Krankheit]. Ton: respektvoll, aber nicht unterwürfig. Maximal 80 Wörter. Keine Floskeln, keine Ausrufezeichen.Wichtig: Die Anrede muss stimmen. »Sehr geehrter Herr Professor« ist immer richtig. Wer den akademischen Titel weglässt, fällt auf – und nicht positiv. Die KI weiß das meistens, aber prüfe es trotzdem.
Noch ein Tipp: Wenn du unsicher bist, ob deine E-Mail den richtigen Ton trifft, lass die KI sie vor dem Absenden einschätzen. »Wie wirkt diese E-Mail auf einen Professor? Ist der Ton angemessen? Was würdest du ändern?« Das ist wie ein Gegenlesen durch einen Freund, der an der Uni arbeitet.
11 praktische Tipps für KI und E-Mail
Diese Tipps funktionieren mit ChatGPT, Claude und Gemini – du brauchst keine Spezialsoftware.
1. Gib der KI eine Rolle. Statt »Schreib eine E-Mail« besser: »Du bist ein höflicher, sachlicher Student. Schreib eine E-Mail an den Vermieter, in der du die fehlerhafte Nebenkostenabrechnung reklamierst.« Ohne Rollenvorgabe klingt die KI wie ein Automat.
2. Stichpunkte statt Prosa. Du musst keinen perfekten Prompt schreiben. Stichpunkte reichen: »An: Prof. Schmidt / Thema: Hausarbeit verspätet sich / Grund: krank letzte Woche / Ton: höflich, kurz / Bitte: Verlängerung bis Freitag.« Die KI macht daraus eine fertige E-Mail.
3. Sag, was die KI nicht tun soll. Mindestens so wichtig wie die Aufgabe: »Keine Ausrufezeichen. Kein ›Ich hoffe, diese E-Mail findet Sie wohlauf‹. Keine Floskeln. Maximal 80 Wörter.« Je klarer die Grenzen, desto besser das Ergebnis.
4. Bei heiklen Mails: KI poliert, du schreibst. Die Trust-Studien legen nahe: Je persönlicher oder konfliktbeladener eine E-Mail, desto riskanter ist es, sie komplett von der KI schreiben zu lassen. Besser: Du schreibst drei bis sechs Sätze so, wie du sie sagen würdest. Die KI macht daraus eine klarere, höflichere, besser strukturierte Version. Du fügst eine persönliche Zeile hinzu, die KI nicht schreiben kann – ein konkretes Detail, ein echter Bezug. So bleibt die Nachricht menschlich.
5. Nutze KI für die Antwort, nicht für den Erstkontakt. Eine persönliche erste Nachricht öffnet Türen, eine generische schließt sie. KI eignet sich besser für Folgekommunikation – wo Effizienz zählt und der Ton bereits gesetzt ist.
6. Mehrsprachige Korrespondenz in einem Schritt. »Hier ist eine E-Mail auf Englisch. Fasse den Inhalt auf Deutsch zusammen und formuliere eine Antwort auf Englisch, die zusagt und einen Alternativtermin vorschlägt.« Ein Prompt, drei Aufgaben erledigt.
7. Das Haiku-Prinzip. Die meiste Mühe, die du in eine lange E-Mail steckst, verpufft. KI kann dir helfen, auf das Wesentliche zu kommen. Lass sie deine E-Mail auf drei kurze Absätze verdichten: Kontext in einem Satz, Bitte oder Entscheidung in einem Satz, nächste Schritte in einem Satz. Weniger ist fast immer mehr. Haiku?
8. Wiederkehrende E-Mails mit Vorlage. Wenn du regelmäßig ähnliche E-Mails schreibst – Bewerbungen, Absagen, Anfragen –, erstelle eine Vorlage mit Platzhaltern und lass die KI sie befüllen. »Nutze diese Vorlage und passe sie an: [Name], [Stelle], [Datum].« Das ist eine Schablone mit Hirn.
9. Zwei Varianten für heikle Fälle. Wenn du nicht sicher bist, welcher Ton der richtige ist: »Schreibe zwei Versionen – eine diplomatische und eine direkte. Maximal 80 Wörter pro Version.« Dann wählst du die passende oder mixt aus beiden.
10. Beschwerde-E-Mails. KI ist erstaunlich gut bei Reklamationen, Widersprüchen und Beschwerden. Sachlich, bestimmt, ohne emotional zu werden. »Schreibe eine sachliche Beschwerde-E-Mail an [Empfänger]. Problem: [beschreiben]. Forderung: [was du willst]. Setze eine Frist von 14 Tagen.« Das Ergebnis ist oft besser als das, was man selbst im Ärger formuliert hätte.
11. Bevor du auf Senden drückst. Die wichtigste Regel: Lies jede KI-generierte E-Mail, bevor sie rausgeht. Immer. Nicht weil die KI schlecht ist, sondern weil du verantwortlich bist für das, was unter deinem Namen verschickt wird.
Prompts zum Ausprobieren
Diese Prompts funktionieren mit ChatGPT, Claude und Gemini. Kopiere sie, passe die Platzhalter an und leg los.
Antwort aus Stichpunkten
Formuliere eine E-Mail aus diesen Stichpunkten: [Stichpunkte einfügen]. Empfänger: [Name/Rolle]. Ton: [sachlich / freundlich / bestimmt]. Maximal [Zahl] Wörter. Keine Floskeln.Eigene E-Mail gegenlesen lassen
Prüfe diese E-Mail auf Ton, Grammatik und Klarheit. Ist die Botschaft eindeutig? Könnte etwas missverstanden werden? Schlage eine verbesserte Version vor: [E-Mail einfügen].Fremdsprachige E-Mail beantworten
Hier ist eine E-Mail auf [Sprache]: [einfügen]. Fasse den Inhalt auf Deutsch zusammen. Formuliere dann eine Antwort auf [Sprache], die [Inhalt der Antwort].E-Mail an einen Professor
Schreibe eine höfliche, kurze E-Mail an einen Universitätsprofessor. Anrede: Sehr geehrter Herr Prof. Dr. [Name]. Anliegen: [beschreiben]. Ton: respektvoll, aber nicht unterwürfig. Maximal 80 Wörter. Keine Floskeln, keine Ausrufezeichen.Beschwerde oder Widerspruch
Schreibe eine sachliche, bestimmte E-Mail an [Empfänger]. Problem: [beschreiben]. Was ich will: [Forderung]. Setze eine angemessene Frist. Ton: höflich, aber klar. Keine Drohungen, keine Emotionen.Lange E-Mail auf drei Sätze verdichten
Kürze diese E-Mail auf drei Absätze: 1) Kontext in einem Satz, 2) Bitte oder Entscheidung in einem Satz, 3) nächste Schritte in einem Satz. Behalte alle wichtigen Fakten. [E-Mail einfügen].Braucht man Spezialsoftware?
Kurze Antwort: Nein. Für die allermeisten E-Mail-Aufgaben reichen ChatGPT, Claude oder Gemini direkt – du kopierst die E-Mail rein, bekommst eine Zusammenfassung, einen Entwurf oder eine Übersetzung.
Gmail hat mit Gemini, Outlook mit Copilot und Apple Mail mit Apple Intelligence inzwischen KI-Funktionen eingebaut (Stand 02/2026). Apple priorisiert den Posteingang automatisch, fasst Threads zusammen und schlägt Antworten vor. Gmail bietet Entwürfe und Ton-Anpassungen. Outlook kann Threads zusammenfassen und zeigt dabei Zitate, die direkt zur passenden Stelle im Verlauf führen – praktisch zum Gegenchecken. Die automatischen Antwortvorschläge sind bei allen drei eher mäßig, aber die Zusammenfassungen sind brauchbar.
Daneben gibt es spezialisierte E-Mail-Clients wie Superhuman, die den Posteingang komplett um KI herum neugestalten. Das ist etwas für Leute, die hundert E-Mails am Tag bearbeiten. Für die meisten von uns ist es Overkill.
Die Frage ist nicht mehr, ob du KI für E-Mails nutzt, sondern ob du es bewusst und klug tust.
